Überblick
In der Kategorie „Archiv“ befinden sich alle archivierten Dokumente.
Diese Kategorie ist speziell dafür gedacht, abgeschlossene Belege sauber aus der aktiven Ansicht zu trennen – ohne Datenverlust.
Besonderheiten des Archivs:
Archivierte Dokumente erscheinen nicht im Filter „Alle“
Dem Archiv können eigene Ordner zugeordnet werden
Dokumente sind weiterhin über die Volltextsuche auffindbar
Voraussetzungen
Bevor du Dokumente archivieren kannst:
☑️ Das Dokument ist in fybu vorhanden
☑️ Du hast Bearbeitungsrechte für Dokumente
☑️ Das Dokument wird aktuell nicht mehr benötigt
Dokument ins Archiv verschieben
So geht’s:
Öffne in der Dokumentenliste das 3-Punkte-Menü am gewünschten Dokument
Klicke auf „Archivieren“
Bestätige die Aktion
✅ Das Dokument wird in die Kategorie „Archiv“ verschoben.
Typischer Fehler:
Dokument „verschwunden“ → Archivierte Dokumente werden nicht im Filter „Alle“ angezeigt.
Archivierte Dokumente finden
Wenn du ein archiviertes Dokument suchst:
So geht’s:
Wechsle in die Kategorie „Archiv“
Oder nutze die Volltextsuche (z. B. Rechnungsnummer, Lieferant)
Achtung ⚠️:
Unter dem Filter „Alle“ werden keine archivierten Ordner oder Dokumente angezeigt
Ordner im Archiv nutzen
So geht’s:
Lege im Archiv eigene Ordner an
Ordne archivierte Dokumente diesen Ordnern zu
📁 Ideal, um Belege nach Jahren, Mandanten oder Themen zu strukturieren.
FAQ
Werden archivierte Dokumente gelöscht?
Nein, sie bleiben vollständig erhalten.
Warum sehe ich archivierte Dokumente nicht unter „Alle“?
Weil der Filter „Alle“ nur aktive Dokumente anzeigt.
Kann ich archivierte Dokumente wieder aktivieren?
Ja, du kannst sie jederzeit aus dem Archiv zurückholen.
Sind archivierte Dokumente durchsuchbar?
Ja, über die Volltextsuche kannst du sie jederzeit finden.
Begriffe erklärt
Archiv
Kategorie für abgeschlossene Dokumente, die nicht mehr aktiv bearbeitet werden.
Archivierte Dokumente
Belege, die aus der aktiven Ansicht entfernt, aber nicht gelöscht wurden.
Volltextsuche
Suchfunktion, die Inhalte und Metadaten von Dokumenten durchsucht.
Filter „Alle“
Zeigt ausschließlich nicht-archivierte (aktive) Dokumente an.
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