Überblick

In Fybu kannst du erhaltene Anzahlungen auf drei Arten abbilden – je nachdem, ob es eine Anzahlungsrechnung gibt und wann die Endrechnung folgt.

Die drei Wege:

1. Ohne Anzahlungsrechnung

2. Mit Anzahlungsrechnung (einfacher Fall)

3. Mit Anzahlungsrechnung und späterer Endrechnung

Voraussetzungen

Bevor du startest, prüfe bitte:

☑️Das passende Konto für erhaltene Anzahlungen ist im Kontenrahmen vorhanden (z. B. 19 % USt)

☑️Steuerlogik ist korrekt hinterlegt (z. B. 19 % Umsatzsteuer)

☑️Zahlungseingang ist in Fybu synchronisiert

☑️Du weißt, ob eine Anzahlungsrechnung existiert oder nicht

1️⃣ Ohne Anzahlungsrechnung

👉 Geeignet für kurze Zeiträume (z. B. wenige Tage bis 1–2 Wochen).

So geht’s

1. Zahlungseingang buchen

• Öffne den Zahlungseingang

• Wähle als Konto: Erhaltene Anzahlungen (z. B. 19 %)

• Speichern

2. Endrechnung kommt rein

• Buche die Endrechnung regulär

• Storniere die ursprüngliche Anzahlungsbuchung

• Gleiche die korrigierte Zahlung gegen die Endrechnung aus

Typischer Fehler ⚠️

Fehler: Anzahlung bleibt über Monate auf dem Anzahlungs-Konto stehen.
Folge: Unklare Zuordnung & steuerliche Risiken.

👉 Lösung: Nur bei kurzfristigen Vorgängen ohne separate Anzahlungsrechnung nutzen.

2️⃣ Mit Anzahlungsrechnung (einfacher Fall)

👉 Der saubere Standardfall, wenn eine offizielle Anzahlungsrechnung existiert.

So geht’s

1. Anzahlungsrechnung buchen

• Erfasse die Anzahlungsrechnung in Fybu

• Steuer korrekt prüfen (z. B. 19 %)

2. Zahlung zuordnen

• Öffne den Zahlungseingang

• Gleiche ihn direkt mit der Anzahlungsrechnung ab

✅ Fertig.

Es gibt keine weitere Endrechnung oder sie ist buchhalterisch nicht relevant (z. B. bei reinem Anzahlungscharakter).

Charakteristik

• Klar & revisionssicher

• Steuerlich sauber

• Kein späterer Storno-Prozess notwendig

💡 Dies eignet sich als Unterkapitel innerhalb von „Rechnungen korrekt verbuchen“.

3️⃣ Mit Anzahlungsrechnung und späterer Endrechnung

👉 Häufig bei Projekten, Waren mit Lieferzeit oder größeren Aufträgen.

So geht’s

1. Anzahlungsrechnung buchen

• Rechnung erfassen

• Steuer prüfen

2. Zahlung gegen Anzahlungsrechnung buchen

• Zahlung öffnen

• Mit Anzahlungsrechnung matchen

3. Endrechnung wird gestellt

• Storniere die Anzahlungsrechnung

• Storniere die dazugehörige Anzahlungsbuchung

• Buche die Endrechnung regulär

• Gleiche die korrigierte Zahlung gegen Endrechnung bzw. Anzahlung aus

Hinweis bei Differenzen ⚠️

Weicht die Anzahlungsrechnung von der Endrechnung ab (z. B. Preisänderung, Mengenabweichung, andere Steuerbasis):

• Differenzbetrag korrekt erfassen

• Steuerkorrektur prüfen

• Zahlung entsprechend anpassen

👉 Der grundsätzliche Ablauf bleibt gleich – es kommen nur zusätzliche Buchungsschritte hinzu.

Zeitliche Einordnung (sehr wichtig)

Kurzer Zeitraum (z. B. innerhalb einer Woche)

→ Anzahlung kann direkt mit der Endrechnung gematcht werden.

Längerer Zeitraum (mehrere Monate)

Davon ist abzuraten, wenn keine Anzahlungsrechnung existiert, weil:

• Zahlungen sonst nicht sauber zuordenbar sind

• steuerliche Probleme entstehen können

• die Buchhaltung unübersichtlich wird

👉 Bei längeren Zeiträumen immer mit offizieller Anzahlungsrechnung arbeiten.

💡 Dies eignet sich als Unterkapitel innerhalb von „GoBD-konforme Buchhaltung“.

Kurzfazit

• Ohne Anzahlungsrechnung = simpel, aber nur kurzfristig sinnvoll

• Mit Anzahlungsrechnung = sauber & revisionssicher

• Bei längeren Zeiträumen immer klare Anzahlungslogik nutzen

FAQ

Wann brauche ich zwingend eine Anzahlungsrechnung?
Immer dann, wenn zwischen Zahlung und Leistungserbringung ein längerer Zeitraum liegt oder steuerlich korrekt gearbeitet werden soll.

Kann ich Anzahlungen direkt mit der Endrechnung verrechnen?
Ja – wenn der Zeitraum sehr kurz ist und keine separate Anzahlungsrechnung existiert.

Was passiert bei Preisänderungen zwischen Anzahlung und Endrechnung?
Dann muss die Differenz sauber gebucht und steuerlich korrekt berücksichtigt werden.

Warum muss ich die Anzahlungsrechnung stornieren?
Damit es nicht zu doppelten Umsätzen kommt, wenn die Endrechnung gebucht wird.

Ist das GoBD-konform?
Ja – wenn Anzahlungen korrekt gebucht und nicht über lange Zeiträume „offen“ gelassen werden.

Begriffe erklärt

Anzahlung
Eine Teilzahlung, die vor vollständiger Leistungserbringung geleistet wird.

Anzahlungsrechnung
Eine offizielle Rechnung über eine Anzahlung – steuerlich relevant.

Endrechnung (Schlussrechnung)
Die finale Rechnung über die gesamte Leistung, abzüglich bereits geleisteter Anzahlungen.

Stornobuchung
Rückgängig machen einer bestehenden Buchung, um sie korrekt neu zu erfassen.

Revisionssicher
Nachvollziehbar, unveränderbar dokumentiert und steuerlich korrekt.

Super, dass du bis hier gelesen hast! 🎉 Falls noch Fragen offen sind, melde dich jederzeit über den Chat – wir helfen dir gerne weiter.