Überblick

Die OTTO Payments GmbH verwendet im Guthabenkonto zwei Transaktionstypen für die Korrektur von Umsatzsteuer:

• VAT_CORRECTION: Umsatzsteuerkorrektur für eine uneinbringliche Forderung

• VAT_REFUND: Rückerstattung einer zuvor vorgenommenen Umsatzsteuerkorrektur

Die Vorgänge werden zunächst über den OTTO-Auszahlungsbericht in Fybu importiert. Anschließend verarbeitet das Anlagesystem OTTO RA Import die von OTTO bereitgestellten Belegdateien.

Fybu erzeugt für jeden Vorgang eine Ausgangsrechnung und ordnet sie der passenden Transaktion zu.

Voraussetzungen

Damit Fybu die Umsatzsteuerkorrekturen vollständig verarbeiten kann, benötigst Du:

•  eine aktive OTTO-Anbindung in Fybu

•  den importierten OTTO-Auszahlungsbericht

• die darin enthaltenen Transaktionen OTTO VAT_CORRECTION oder OTTO VAT_REFUND

•  die monatlich von OTTO bereitgestellten Belege und CSV-Dateien

• Zugriff auf das Anlagesystem OTTO RA Import

Die relevanten Belegdateien heißen:

• VAT_CORRECTION_RECEIPT

• VAT_REFUND_RECEIPT

Schritte

1. OTTO-Auszahlungsbericht importieren

So geht’s

1. Öffne in Fybu den Bereich für Deine OTTO-Anbindung.

2. Importiere den aktuellen OTTO-Auszahlungsbericht.

3. Fybu übernimmt daraus unter anderem die Transaktionen:

   • OTTO VAT_CORRECTION

   • OTTO VAT_REFUND

Diese Transaktionen bilden später die Grundlage für die Zuordnung der erzeugten Ausgangsrechnungen.

Tipp: Prüfe nach dem Import, ob beide Vorgangstypen in der Transaktionsübersicht sichtbar sind.

Falls eine Transaktion fehlt: Kontrolliere, ob Du den vollständigen Auszahlungsbericht für den richtigen Abrechnungszeitraum importiert hast.

2. Monatliche Dateien von OTTO herunterladen

OTTO stellt Dir monatlich eine Liste der uneinbringlichen Forderungen zur Verfügung. Du erhältst dazu in der Regel eine Benachrichtigung per E-Mail.

So geht’s

1. Öffne die von OTTO bereitgestellte Ablage.

2. Lade die Belege und die zugehörigen CSV-Dateien herunter.

3. Achte besonders auf folgende Dateinamen:

   • VAT_CORRECTION_RECEIPT

   • VAT_REFUND_RECEIPT

Tipp: Speichere alle Dateien eines Abrechnungsmonats gemeinsam in einem Ordner. So lassen sie sich leichter vollständig importieren.

Falls keine Dateien vorhanden sind: Prüfe den Abrechnungsmonat und die E-Mail-Benachrichtigung von OTTO. Fybu kann nur Vorgänge verarbeiten, für die OTTO entsprechende Daten bereitgestellt hat.

3. Dateien über „OTTO RA Import“ hochladen

So geht’s

1. Öffne in Fybu das Anlagesystem OTTO RA Import.

2. Lade die von OTTO bereitgestellten Belege und CSV-Dateien hoch.

3. Starte die Verarbeitung.

Fybu liest die enthaltenen Umsatzsteuerkorrekturen ein und unterscheidet anhand des Vorgangstyps zwischen VAT_CORRECTION und VAT_REFUND.

Tipp: Lade die Beleg- und CSV-Dateien gemeinsam hoch, damit Fybu alle benötigten Informationen zuordnen kann. Dies kann auch per E-Mail passieren.

Falls eine Datei nicht verarbeitet wird: Prüfe, ob die Datei unverändert vorliegt und einem der unterstützten Dateitypen entspricht. Umbenannte oder manuell bearbeitete Dateien können die Verarbeitung erschweren.

4. Automatisch erzeugte Ausgangsrechnungen prüfen

Für jeden verarbeiteten Vorgang erzeugt Fybu eine Ausgangsrechnung.

Die Zuordnung erfolgt automatisch:

• Eine Rechnung aus VAT_CORRECTION_RECEIPT wird der Transaktion OTTO VAT_CORRECTION zugeordnet.

• Eine Rechnung aus VAT_REFUND_RECEIPT wird der Transaktion OTTO VAT_REFUND zugeordnet.

Bedeutung der Vorgänge

VAT_CORRECTION

OTTO korrigiert die Umsatzsteuer für eine uneinbringliche Forderung. Der entsprechende Betrag wird vom Guthabenkonto des Händlers abgezogen.

Die Grundlage ist § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 1 UStG sowie die Regelung im Factoring- und Zahlungsdienstrahmenvertrag mit OTTO Payments.

VAT_REFUND

OTTO erstattet eine zuvor vorgenommene Umsatzsteuerkorrektur zurück. Der Betrag wird dem Guthabenkonto des Händlers wieder gutgeschrieben.

Dadurch erhöht sich die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage gemäß § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG.

Tipp: Vergleiche den Betrag der erzeugten Ausgangsrechnung mit dem Betrag der zugeordneten OTTO-Transaktion.

Falls keine Zuordnung erfolgt: Prüfe, ob die passende Transaktion bereits über den OTTO-Auszahlungsbericht importiert wurde. Ohne diese Transaktion kann Fybu die Ausgangsrechnung nicht automatisch verbinden.

💡 Schaue auch in den Artikel  „OTTO-Auszahlungsberichte und Abrechnungen“.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen VAT_CORRECTION und VAT_REFUND?

Bei VAT_CORRECTION wird ein Umsatzsteuerbetrag aufgrund einer uneinbringlichen Forderung vom OTTO-Guthabenkonto abgezogen. Bei VAT_REFUND wird eine zuvor vorgenommene Korrektur wieder gutgeschrieben.

Wo sehe ich die Vorgänge bei OTTO?

Beide Vorgänge werden direkt im Kontoauszug beziehungsweise im Guthabenkonto des Händlers ausgewiesen.

Erstellt Fybu für beide Vorgangstypen einen Beleg?

Ja. Fybu erzeugt sowohl für VAT_CORRECTION als auch für VAT_REFUND jeweils eine Ausgangsrechnung.

Wie werden die Ausgangsrechnungen zugeordnet?

Fybu ordnet die Ausgangsrechnung automatisch der zuvor über den OTTO-Auszahlungsbericht importierten Transaktion zu.

Warum wurde eine Ausgangsrechnung nicht zugeordnet?

Meist fehlt die passende Transaktion aus dem OTTO-Auszahlungsbericht oder die benötigte Beleg- beziehungsweise CSV-Datei wurde nicht vollständig importiert.

Muss ich die Umsatzsteuerkorrektur manuell buchen?

Die technische Verarbeitung und Zuordnung erfolgt durch Fybu. Die konkrete steuerliche Behandlung solltest Du bei Unklarheiten mit Deiner Steuerberatung abstimmen.

Begriffe erklärt

Uneinbringliche Forderung:
Eine offene Forderung, bei der nicht mehr mit einer Zahlung gerechnet werden kann.

Umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage:
Der Betrag, auf dessen Grundlage die Umsatzsteuer berechnet wird.

VAT_CORRECTION:
OTTO-Vorgang für die Korrektur der Umsatzsteuer auf eine uneinbringliche Forderung.

VAT_REFUND:
OTTO-Vorgang für die Rückerstattung einer zuvor vorgenommenen Umsatzsteuerkorrektur.

Ausgangsrechnung:
Ein von Deinem Unternehmen ausgestellter Beleg. In diesem Prozess wird er von Fybu automatisch erzeugt.

OTTO RA Import:
Das Fybu-Anlagesystem zur Verarbeitung der von OTTO bereitgestellten Belege und CSV-Dateien.

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