Überblick

Der CSV-Import per E-Mail funktioniert in vier Schritten:

1. Einen neuen Belegtyp anlegen.

2. Den Belegtyp für den automatischen CSV-Import konfigurieren.

3. Die passende Import-Konfiguration (Order) anlegen.

4. CSV-Dateien an die automatisch generierte E-Mail-Adresse senden.

🔖 VIS: Diagramm mit dem Ablauf: CSV-Datei → E-Mail → fybu Inbox → Auto-CSV-Import → Beleg

Voraussetzungen

• ✅ Du hast Zugriff auf die fybu-Einstellungen.

• ✅ Die CSV-Datei entspricht dem gewünschten Importformat.

• ✅ Du besitzt die Berechtigung, Belegtypen und Systemeinstellungen zu bearbeiten.

🔖 VIS: Screenshot der Bereiche Belegtypen und System → OTTO → Einstellungen Auto CSV Import.

Schritte

1. Belegtyp anlegen

So geht's

1. Öffne Einstellungen → Belegtypen.

2. Lege einen neuen Belegtyp an.

3. Vergib einen eindeutigen Namen.

Wichtig: Verwende keine Leerzeichen im Namen des Belegtyps.

💡 Tipp: Verwende kurze und eindeutige Namen wie Otto, AmazonCSV oder ShopifyExport.

Fehlerhinweis: Enthält der Belegtyp Leerzeichen, kann die automatische Zuordnung der E-Mail-Adresse fehlschlagen.

🔖 VIS: Screenshot des Dialogs Belegtyp anlegen mit hervorgehobenem Namensfeld.

2. Auto-CSV-Import aktivieren

So geht's

1. Öffne die Einstellungen des neu angelegten Belegtyps.

2. Stelle den Rechnungstyp auf AUTO – Auto CSV Import.

3. Speichere die Änderungen.

💡 Tipp: Nur Belegtypen mit dieser Einstellung können CSV-Dateien automatisch per E-Mail verarbeiten.

Fehlerhinweis: Ist ein anderer Rechnungstyp ausgewählt, wird der automatische CSV-Import nicht ausgeführt.

🔖 VIS: Screenshot der Auswahl Rechnungstyp → AUTO – Auto CSV Import.

3. Auto-CSV-Import konfigurieren

So geht's

1. Öffne System → OTTO → Einstellungen Auto CSV Import.

2. Lege eine passende Order für den CSV-Import an.

3. Hinterlege die gewünschte Zuordnung und speichere die Einstellungen.

💡 Tipp: Richte für unterschiedliche CSV-Formate jeweils eine eigene Order ein.

Fehlerhinweis: Ohne passende Order kann die eingehende CSV-Datei nicht korrekt verarbeitet werden.

🔖 VIS: Screenshot der Übersicht Einstellungen Auto CSV Import mit markierter Schaltfläche Order erstellen.

4. CSV-Dateien per E-Mail senden

So geht's

Für jeden Belegtyp erzeugt fybu eine eigene E-Mail-Adresse.

Der Aufbau lautet:

<Belegtyp>.<Standard-E-Mail-Adresse>

Beispiel:

Otto.jjgdaadfje.1-1@inbox.fybu.de

Sende die CSV-Datei als Anhang an diese Adresse. Der Import startet anschließend automatisch.

💡 Tipp: Achte darauf, dass der Präfix exakt dem Namen des Belegtyps entspricht.

Fehlerhinweis: Stimmt der Belegtyp im E-Mail-Präfix nicht mit dem angelegten Belegtyp überein, kann die E-Mail keinem Import zugeordnet werden.

🔖 VIS: Skizze einer E-Mail mit CSV-Anhang und markierter Empfängeradresse.

FAQ

Kann ich mehrere Belegtypen verwenden?
Ja. Jeder Belegtyp besitzt seine eigene E-Mail-Adresse.

Darf der Belegtyp Leerzeichen enthalten?
Nein. Verwende keine Leerzeichen im Namen des Belegtyps.

Wann startet der Import?
Sobald die E-Mail mit der CSV-Datei verarbeitet wurde, beginnt der automatische Import.

Kann ich verschiedene CSV-Formate importieren?
Ja. Lege dafür jeweils eine passende Order im Auto-CSV-Import an.

Begriffe erklärt

Belegtyp
Eine Kategorie, mit der fybu eingehende Belege oder Importe verarbeitet.

AUTO – Auto CSV Import
Ein Rechnungstyp, der CSV-Dateien automatisch verarbeitet.

Order
Die Import-Konfiguration, die festlegt, wie eine CSV-Datei eingelesen wird.

Inbox-Adresse
Die individuelle E-Mail-Adresse, über die CSV-Dateien automatisch importiert werden.

Super, dass du bis hier gelesen hast! 🎉 Falls noch Fragen offen sind, melde dich jederzeit über den Chat – wir helfen dir gerne weiter.

Weiterführende Themen

• Belegtypen erstellen und verwalten

• Auto-CSV-Import konfigurieren

• CSV-Importe und Feldzuordnungen

• Automatische Belegverarbeitung

• E-Mail-Import in fybu

Technische Metadaten

• Kategorie: Importe

• Tags: CSV, E-Mail, Auto Import, Belegtyp, Inbox, OTTO

• Zielgruppe: E-Commerce-Händler:innen, Buchhalter:innen

• Schwierigkeitsgrad: Einfach

SEO-Block

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