Überblick
Deine Dokumente unter Explorer → Dokumente werden von der OCR verarbeitet. Öffne anschließend die gewünschte Rechnung und klicke auf Rechnung erfassen, um die Erfassung zu starten.
Der weitere Ablauf hängt von der gewählten Zahlungsart ab. Eingangsrechnungen können – je nach Zahlungsart – auch direkt über fybu zur Zahlung vorbereitet werden. In diesem Fall erscheint während der Erfassung ein zusätzliches Zahlungsfenster.
Wichtig: Rechnungen in Fremdwährung können nicht über fybu bezahlt werden.
Nach der Erfassung findest du die Rechnung unter Buchhaltung → Eingangsrechnungen. Ist bereits eine passende Zahlung vorhanden, kann fybu die Rechnung automatisch im Hintergrund damit matchen.
Voraussetzungen
Bevor du startest, sollte Folgendes vorhanden sein:
☑️ Die Eingangsrechnung befindet sich unter Explorer → Dokumente.
☑️ Das Dokument wurde von der OCR verarbeitet.
☑️ Für eine Zahlung über fybu handelt es sich nicht um eine Fremdwährungsrechnung.
Gut zu wissen: Personen- und Sachkonten können per CSV-Datei in fybu eingespielt werden.
1. Dokument öffnen und auf „Rechnung erfassen“ klicken
Öffne unter Explorer → Dokumente die gewünschte Eingangsrechnung.
Die OCR hat bereits versucht, die relevanten Informationen aus dem Dokument auszulesen.
So geht’s
- Öffne die gewünschte Rechnung im Explorer.
- Klicke auf Rechnung erfassen.
- Prüfe die von der OCR erkannten Rechnungsdaten.
- Ergänze oder korrigiere fehlende bzw. falsche Angaben.
- Klicke anschließend auf Weiter.
Prüfe dabei insbesondere Angaben wie:
- Lieferant
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zahlungsart
- Rechnungsbetrag
💡 Tipp: Die Originalrechnung bleibt in der Dokumentenvorschau sichtbar. So kannst du die erkannten Angaben direkt mit dem Beleg vergleichen.
Falls etwas nicht stimmt: Wurde ein Wert von der OCR falsch oder nicht erkannt, korrigiere ihn vor dem Fortfahren im entsprechenden Feld.
2. Zahlungsart festlegen
Die ausgewählte Zahlungsart bestimmt, welcher Schritt als Nächstes erscheint.
Je nachdem, wie die Rechnung bezahlt werden soll oder bereits bezahlt wurde, führt dich fybu entweder direkt zur Positionsansicht oder zeigt vorher ein zusätzliches Zahlungsfenster an.
Rechnung über fybu bezahlen
Eingangsrechnungen können abhängig von der Zahlungsart auch über fybu zur Zahlung vorbereitet werden.
Ist eine entsprechende Zahlungsart – zum Beispiel eine Überweisung über Bank – ausgewählt, erscheint das zusätzliche Zahlungsfenster.
Dort prüfst bzw. ergänzt du unter anderem:
- Bank
- Zahlungsempfänger
- IBAN
- BIC
- Zahlungsdatum
- Währung
- Betrag
- Erlediger der Zahlung
- Verwendungszweck
Klicke anschließend auf Weiter.
💡 Tipp: Welche Ansicht erscheint, hängt von der gewählten Zahlungsart ab. Wenn kein zusätzliches Zahlungsfenster notwendig ist, gelangst du direkt zur Positionsansicht.
Wichtig bei Fremdwährungen: Eine Eingangsrechnung in Fremdwährung kann nicht über fybu bezahlt werden.
Falls du im Zahlungsfenster nicht weiterkommst: Prüfe, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt und die Zahlungsdaten korrekt angegeben sind.
3. Rechnungsposition kontieren
Anschließend gelangst du zur Positionsansicht. Hier wird die buchhalterische Zuordnung der Rechnung vorgenommen.
Oben siehst du unter anderem den Rechnungsbetrag und das zugeordnete Personenkonto des Lieferanten.
So geht’s
Prüfe bzw. ergänze je Position:
- USt % – Umsatzsteuersatz
- Umsatz – Betrag der Position
- BU – Buchungsschlüssel, sofern erforderlich
- Sachkonto – Konto für die Art der Ausgabe
- KOST1 / KOST2 – Kostenstellen, sofern verwendet
- Buchungstext – Beschreibung der Buchung
Sind alle erforderlichen Angaben vorhanden, klicke auf Speichern.
💡 Du kennst das passende Sachkonto nicht?
Wenn du nicht sicher bist, welches Sachkonto verwendet werden soll, kannst du die Kontierung auch deiner Kanzlei überlassen. So musst du keine unsichere Zuordnung vornehmen und deine Kanzlei kann das passende Sachkonto festlegen.
Falls das richtige Konto bekannt ist, aber fehlt: Personen- und Sachkonten können per CSV in fybu importiert werden. Prüfe daher, ob das benötigte Konto bereits im System vorhanden ist.
4. Erfassung abschließen
Nach dem Speichern ist die Erfassung abgeschlossen.
Die Rechnung wird anschließend unter Buchhaltung → Eingangsrechnungen geführt.
Ist bereits eine passende Zahlung vorhanden, kann fybu die Rechnung automatisch im Hintergrund mit der Zahlung matchen.
Dadurch können Rechnung und zugehörige Zahlung zusammengeführt werden, ohne dass du sie erneut manuell zuordnen musst, sofern fybu eine passende Zuordnung erkennt.
FAQ
Muss ich alle Rechnungsdaten manuell eingeben?
Nein. Die OCR liest das Dokument aus und übernimmt erkannte Informationen. Du solltest die Daten vor dem Speichern trotzdem prüfen.
Warum erscheint bei mir ein zusätzliches Zahlungsfenster?
Das hängt von der gewählten Zahlungsart ab. Wenn die Rechnung entsprechend über fybu bezahlt werden soll, werden zusätzliche Zahlungsinformationen benötigt und das Zahlungsfenster erscheint.
Kann ich Eingangsrechnungen über fybu bezahlen?
Ja, abhängig von der Zahlungsart können Eingangsrechnungen über fybu zur Zahlung vorbereitet werden.
Kann ich Fremdwährungsrechnungen über fybu bezahlen?
Nein. Rechnungen in Fremdwährung können nicht über fybu bezahlt werden.
Was mache ich, wenn ich das richtige Sachkonto nicht kenne?
Du kannst die Kontierung deiner Kanzlei überlassen. So kann deine Kanzlei das passende Sachkonto festlegen.
Wo finde ich die Rechnung nach der Erfassung?
Die fertig erfasste Rechnung findest du unter Buchhaltung → Eingangsrechnungen.
Begriffe erklärt
OCR: Automatische Texterkennung. fybu liest damit Informationen aus deinen Dokumenten aus.
Personenkonto: Buchhaltungskonto für einen bestimmten Kunden oder Lieferanten.
Sachkonto: Konto, auf dem die Art des Geschäftsvorgangs buchhalterisch erfasst wird.
Kontierung: Zuordnung einer Rechnung oder Rechnungsposition zu den passenden Buchhaltungskonten.
Zahlungsart: Gibt an, wie eine Rechnung bezahlt wird bzw. wurde. Sie beeinflusst den weiteren Ablauf bei der Erfassung.
Matching: Zuordnung einer Eingangsrechnung zu einer passenden Zahlung.