Fybu Intelligence: Belegerkennung mit Prompts optimieren

Überblick

Ein Prompt ist eine schriftliche Anweisung an die KI. Du beschreibst darin, worauf Fybu Intelligence bei der Erkennung achten soll.

Du kannst Prompts an drei Stellen hinterlegen:

Außerdem gibt es zwei Arten von Prompts:

Hinweis: Die Erkennung der Rechnungspositionen wird erst ab 2027 freigeschaltet.

Voraussetzungen

• Du hast Zugriff auf die jeweilige Einstellung in Fybu.
• Du weißt, welche Angabe du genauer erkennen lassen möchtest.

• Du hast eine Beispielrechnung, an der du das Ergebnis prüfen kannst.

  
  

Schritt für Schritt

1. Den passenden Geltungsbereich wählen

Überlege zuerst, für welche Dokumente dein Hinweis gelten soll:

• Allgemeine Vorgabe: Öffne die Mandantenstammdaten.

• Vorgabe für einen bestimmten Belegtyp: Öffne den entsprechenden Eintrag unter Belegtypen.

• Besonderheit eines Lieferanten: Öffne den Kreditor und anschließend dessen Einstellungen.

Tipp: Hinterlege eine lieferantenspezifische Besonderheit direkt beim betreffenden Kreditor.

Fehlerhinweis: Ein Kreditor-Prompt kann nur berücksichtigt werden, wenn der Kreditor erkannt wird. Prüfe bei unerwarteten Ergebnissen deshalb auch die Kreditorenerkennung.

2. Die richtige Prompt-Art nutzen

Für Angaben wie Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer verwendest du einen Klassifizierungs-Prompt.

Hinweise zur Erkennung einzelner Rechnungspositionen gehören in einen Extraktions-Prompt. Diese Erkennung steht erst ab 2027 zur Verfügung.

3. Eine klare Anweisung formulieren

Beschreibe möglichst konkret:

• Welche Angabe soll erkannt werden?

• Wie soll Fybu Intelligence sie interpretieren?

• Welches Beispiel zeigt das gewünschte Ergebnis?

Beispiel: Europäisches Datumsformat erkennen

Wenn auf einer Rechnung 17.08.26 steht, soll dies als 17. August 2026 erkannt werden. Dafür kannst du folgenden Klassifizierungs-Prompt hinterlegen:

The invoice uses the European date format DD.MM.YY. Read the first number as the day, the second as the month, and the final two digits as the year. For example, “17.08.26” means 17 August 2026 (17.08.2026). Do not interpret it as 26 August 2017 or use the MM.DD.YY format.

Tipp: „Erkenne das Datum richtig“ ist zu ungenau. Nenne das erwartete Format und ein konkretes Beispiel.

4. Das Ergebnis prüfen

Prüfe nach der Erkennung einer passenden Rechnung, ob die betreffende Angabe korrekt übernommen wurde.

Falls das Ergebnis weiterhin abweicht, kontrolliere den Geltungsbereich und präzisiere deine Anweisung. Achte darauf, dass deine hinterlegten Prompts keine widersprüchlichen Vorgaben enthalten.

FAQ

Wo hinterlege ich einen Prompt für meinen kompletten Account?
In den Mandantenstammdaten.

Kann ich für einen Lieferanten eigene Hinweise hinterlegen?
Ja, direkt unter Kreditor → Einstellungen. Voraussetzung ist, dass der Kreditor erkannt wird.

Welchen Prompt nutze ich für das Rechnungsdatum?
Einen Klassifizierungs-Prompt, da das Datum zu den Rechnungsstammdaten gehört.

Kann ich bereits die Erkennung einzelner Rechnungspositionen optimieren?
Die dafür vorgesehene Positionserkennung über Extraktions-Prompts wird erst ab 2027 freigeschaltet.

Begriffe erklärt

• Prompt: Eine schriftliche Anweisung an die KI.

• Rechnungsstammdaten: Übergeordnete Angaben einer Rechnung, beispielsweise Datum und Rechnungsnummer.

• Rechnungspositionen: Die einzelnen auf einer Rechnung aufgeführten Leistungen oder Artikel.

• Kreditor: Ein Lieferant oder Dienstleister, von dem du Rechnungen erhältst.

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Weiterführende Themen

Interne Links vor Veröffentlichung ergänzen:

• Mandantenstammdaten verwalten – [Link ergänzen]

• Belegtypen verwalten – [Link ergänzen]

• Kreditoren verwalten – [Link ergänzen]