Rechnung mit Dokument verknüpfen oder trennen

Überblick

Wenn du Rechnungsdaten (z. B. per CSV- oder Excel-Datei) und Belegbilder (z. B. PDFs) getrennt hochlädst, kannst du sie in fybu jederzeit wieder zusammenführen.
Umgekehrt lassen sich falsch zugeordnete Belege auch wieder lösen und neu verknüpfen.

Hinweis:
Lädst du zuerst das Belegbild und danach die Rechnungsdatei hoch, übernimmt fybu das Matching automatisch.

Voraussetzungen

☑️ Rechnungen sind bereits in fybu importiert

☑️ Belegbilder liegen als PDF/JPG/PNG in fybu vor

☑️ Du hast Zugriff auf die Rechnungsübersicht

1. Einzelne Rechnung mit Dokument verknüpfen

So geht’s:

1. Öffne die Rechnungsübersicht

2. Wähle eine Rechnung aus

3. Klicke auf das  Detail-Tab

4. Unter Beleg → „Dokument verknüpfen“ klicken

5. Passendes Belegbild auswählen

6. Auf „Verknüpfen“ klicken

Tipp: Achte darauf, dass Rechnungsnummer und Beleg gut lesbar sind – das erleichtert die Zuordnung.

2. Mehrere Rechnungen automatisch verknüpfen (Auto-Matching)

So geht’s:

1. Markiere mehrere Rechnungen in der Übersicht

2. Klicke unten auf Aktion

3. Wähle „Dokument verknüpfen“

4. Lege Ordner und Zeitraum für die Suche fest

5. Starte das Auto-Matching

fybu ordnet die Belegbilder automatisch anhand der Rechnungsnummer zu.

Typischer Fehler:
Wenn keine Zuordnung erfolgt, stimmen Rechnungsnummern im Dokument und in den Daten nicht exakt überein.

3. Verknüpfung zwischen Rechnung und Dokument trennen

Manchmal wird ein falsches Belegbild zugeordnet – z. B. durch schlechte Scan-Qualität oder ein ungewöhnliches Rechnungslayout.

So geht’s (einzeln):

1. Rechnung öffnen

2. 3-Punkte-Menü oder Detail-Tab → Beleg

3. „Belegbild entfernen“ klicken

   
   

4. Belegbilder bei mehreren Rechnungen entfernen

So geht’s:

1. Mehrere Rechnungen markieren

2. Auf Aktion klicken

3. „Belegbild entfernen“ wählen

4. Entscheiden:

   • Belege im alten Ordner belassen oder

   • in einen anderen Ordner verschieben

Danach kannst du die Belege erneut korrekt verknüpfen.

FAQ

Was passiert mit dem Belegbild nach dem Trennen?
Das Bild bleibt erhalten und kann neu zugeordnet oder verschoben werden.

Warum wurde mein Beleg falsch verknüpft?
Häufige Ursachen sind schlechte Scan-Qualität oder abweichende Rechnungsnummern.

Kann ich Belege mehrfach neu verknüpfen?
Ja, Belege können beliebig oft getrennt und neu zugeordnet werden.

Funktioniert das auch mit Excel-Importen?
Ja, sowohl CSV- als auch Excel-Dateien werden unterstützt.

Begriffe erklärt

• Belegbild: Digitale Datei der Rechnung (z. B. PDF oder Scan)

• Verknüpfen: Verbindung zwischen Rechnungsdaten und Belegbild herstellen

• Auto-Matching: Automatische Zuordnung anhand der Rechnungsnummer

• Detail-Tab: Ansicht mit allen Informationen zu einer einzelnen Rechnung

Super, dass du bis hier gelesen hast! 🎉 Falls noch Fragen offen sind, melde dich jederzeit über den Chat – wir helfen dir gerne weiter.