Überblick: Welche Matching - Konstellationen gibt es?

Damit Fybu einen Vorgang vollständig ausgleichen kann, müssen die passenden Rechnungen, Gutschriften und Zahlungstransaktionen vorhanden sein.

Je nachdem, wie viele Dokumente und Transaktionen zu einer Bestellung vorliegen, ergeben sich unterschiedliche Situationen.

Die 7 häufigsten Konstellationen auf einen Blick:

Wichtig: In dieser Übersicht zählen Rechnungen und Gutschriften gemeinsam als Dokumente. Zahlungseingänge und Rückerstattungen zählen als Transaktionen.

Die Anzahl allein garantiert kein erfolgreiches Matching. Auch Beträge, Referenzen und Matching-Einstellungen müssen zusammenpassen.

Voraussetzungen

• Du hast Zugriff auf die Volltextsuche in Fybu.
• Du kennst die Bestellnummer oder eine andere eindeutige Referenz des Vorgangs.
• Die relevanten Rechnungs- und Zahlungsdaten wurden bereits importiert.

Schritt 1: Suche nach der Bestellung

So geht's:

1. Öffne die Volltextsuche in Fybu.

2. Suche nach der entsprechenden Bestellnummer.

3. Prüfe, wie viele Rechnungen bzw. Gutschriften und Transaktionen du findest.

4. Vergleiche deine Ergebnisse mit den folgenden Fällen.

Tipp: Verwende möglichst eine eindeutige Bestellnummer. So kannst du die zusammengehörigen Vorgänge leichter erkennen.

Schritt 2: Erkenne deinen Fall und finde die Lösung

Fall 1: Eine Rechnung und eine Transaktion (1 + 1)

Situation: Eine Rechnung und die dazugehörige Zahlung sind vorhanden.

• 1 Rechnung

• 1 Zahlungstransaktion

✅ Ergebnis: Das automatische Matching sollte funktionieren.

Was tun?

Wenn beide Beträge und die relevanten Referenzen übereinstimmen, sollte Fybu die Zahlung automatisch zuordnen können.

Falls der Vorgang trotzdem offen bleibt, prüfe die Einstellungen des Erweiterten Smart Matchings, insbesondere Zeitraum, Rechnungssystem und Feldzuordnung.

Fall 2: Eine Rechnung, keine Transaktion (1 + 0)

Situation: Eine Rechnung ist vorhanden, aber die Zahlung fehlt.

• 1 Rechnung

• 0 Zahlungstransaktionen

Ergebnis: Die Rechnung bleibt offen. Das ist zunächst kein Grund zur Sorge.

Was tun?

Prüfe, ob dein Kunde bereits bezahlt hat.

• Noch nicht bezahlt: Alles in Ordnung. Die Rechnung bleibt bis zum Zahlungseingang offen.

• Bereits bezahlt: Prüfe, ob die Zahlung vom Zahlungsanbieter oder der Bank importiert wurde.

Ohne Zahlung kann kein Zahlungsausgleich stattfinden.

Fall 3: Keine Rechnung, eine Transaktion (0 + 1)

Situation: Eine Zahlung ist vorhanden, aber es gibt keine passende Rechnung.

• 0 Rechnungen

• 1 Zahlungstransaktion

Ergebnis: Ein Matching mit der Rechnung ist nicht möglich.

Was tun?

Prüfe zunächst, weshalb die Rechnung fehlt.

• Rechnung wurde noch nicht erstellt: Sorge dafür, dass die erforderliche Rechnung im ERP-System erstellt und an Fybu übertragen wird.

• Es handelt sich um eine Anzahlung: Prüfe, ob dein ERP-System für die Anzahlungsverarbeitung eingerichtet werden muss.

Wichtig: Wenn du Zahlungen erhältst, bevor die Bestellung versendet oder die reguläre Rechnung erstellt wird, kann der Anzahlungsmodus deines ERP-Systems relevant sein.

Fall 4: Zwei Dokumente, eine Transaktion (2 + 1)

Situation: Die Rechnung wurde bezahlt und anschließend eine Gutschrift erstellt. Die Rückerstattung fehlt jedoch.

• 1 Rechnung

• 1 Gutschrift

• 1 Zahlungstransaktion

• 0 Rückerstattungen

Ergebnis: Der Vorgang kann noch nicht vollständig ausgeglichen werden.

Was tun?

Prüfe, ob du deinem Endkunden sein Geld bereits zurückerstattet hast.

• Noch nicht erstattet: Veranlasse die Rückzahlung.

• Bereits erstattet: Prüfe, ob die Rückerstattung in Fybu importiert wurde.

Sobald die Rückerstattung vorhanden ist, kann der Vorgang bei passenden Matching-Einstellungen vollständig aufgelöst werden.

Fall 5: Ein Dokument, zwei Transaktionen (1 + 2)

Situation: Die Bestellung wurde bezahlt und anschließend erstattet. Die Gutschrift fehlt.

• 1 Rechnung

• 1 Zahlungstransaktion

• 1 Rückerstattung

• 0 Gutschriften

Ergebnis: Der Vorgang bleibt offen, weil die Gutschrift fehlt.

Was tun?

Erstelle die fehlende Gutschrift in deinem ERP-System und stelle sicher, dass sie an Fybu übertragen wird.

Achtung: Das ist ein häufiger Fehler. Die Rückerstattung einer Zahlung ersetzt nicht die erforderliche Gutschrift.

Fall 6: Zwei Dokumente, keine Transaktion (2 + 0)

Situation: Eine Rechnung wurde erstellt und anschließend vollständig storniert. Es gab keine Zahlung.

• 1 Rechnung

• 1 Stornorechnung bzw. Gutschrift

• 0 Zahlungstransaktionen

Ergebnis: Ein Matching mit einer Zahlung ist nicht möglich, da keine Transaktion existiert.

Was tun?

Gleiche die Rechnung und die zugehörige Stornorechnung bzw. Gutschrift über das Verrechnungskonto auf der Rechnungsseite aus.

Dadurch können die offenen Posten gegeneinander ausgeglichen werden.

Fall 7: Keine Rechnung, zwei Transaktionen (0 + 2)

Situation: Eine Bestellung wurde bezahlt, aber vor dem Versand vollständig storniert. Die Zahlung wurde zurückerstattet, ohne dass eine Rechnung erstellt wurde.

• 0 Rechnungen

• 1 Zahlungstransaktion

• 1 Rückerstattung

✅ Ergebnis: Das Matching der beiden Transaktionen sollte funktionieren, wenn das Erweiterte Smart Matching korrekt eingerichtet ist.

Was tun?

Prüfe, ob die ursprüngliche Zahlung und die Rückerstattung in Fybu vorhanden sind.

Kontrolliere anschließend die Einstellungen des Erweiterten Smart Matchings, damit die beiden Transaktionen korrekt miteinander verknüpft werden können.

Schritt 3: Wenn trotzdem etwas offen bleibt

Du hast die passende Konstellation gefunden, aber Fybu gleicht den Vorgang nicht automatisch aus?

Dann prüfe diese Punkte:

1. Bestellnummer: Ist eine eindeutige Bestell- oder Zahlungs-ID vorhanden?

2. Beträge: Passen die Rechnungs- und Transaktionsbeträge zusammen?

3. Zeitraum: Liegen Rechnungs- und Transaktionsdatum innerhalb des konfigurierten Matching-Zeitraums?

4. Rechnungssystem: Ist das richtige Rechnungssystem zugeordnet?

5. Zahlungsart oder Marktplatz: Wird der passende Zahlungsweg berücksichtigt?

6. Matching-Methode: Sind die Feldzuordnungen für regelbasiertes oder prädiktives Matching korrekt eingestellt?

Tipp: Wenn eine Bestellnummer in deinem ERP-System vorhanden ist, aber in Fybu fehlt, melde dich bei unserem Support. Wir prüfen gemeinsam die Datenübertragung.

FAQ

Warum bleibt eine Rechnung offen, obwohl mein Kunde bezahlt hat?

Möglicherweise wurde die Zahlung noch nicht importiert oder konnte nicht automatisch zugeordnet werden. Suche nach der Bestellnummer und prüfe, ob Rechnung und Zahlung vorhanden sind.

Ist es schlimm, wenn eine Rechnung noch keine Zahlung hat?

Nein. Solange dein Kunde noch nicht bezahlt hat, ist eine offene Rechnung völlig normal.

Warum brauche ich eine Gutschrift, wenn das Geld bereits erstattet wurde?

Die Rückerstattung dokumentiert den Geldfluss. Die Gutschrift dokumentiert die entsprechende Korrektur der Rechnung. Beide Informationen werden für die korrekte Verarbeitung benötigt.

Was mache ich bei einer stornierten Rechnung ohne Zahlung?

Wenn Rechnung und Stornorechnung bzw. Gutschrift vorhanden sind, kannst du diese über das Verrechnungskonto auf der Rechnungsseite ausgleichen.

Können Zahlungen ohne Rechnung automatisch ausgeglichen werden?

Ja, beispielsweise wenn eine Zahlung vor dem Versand vollständig zurückerstattet wurde. Voraussetzung sind die passenden Transaktionen und eine korrekte Konfiguration des Erweiterten Smart Matchings.

Begriffe erklärt

• Rechnung: Dokument über einen Verkauf und den entsprechenden Rechnungsbetrag.

• Gutschrift/Stornorechnung: Dokument zur vollständigen oder teilweisen Korrektur einer Rechnung.

• Transaktion: Geldbewegung, beispielsweise ein Zahlungseingang oder eine Rückerstattung.

• Matching: Automatische Zuordnung zusammengehöriger Rechnungen und Zahlungstransaktionen.

• Offener Posten: Ein Betrag, der buchhalterisch noch nicht vollständig ausgeglichen ist.

• Verrechnungskonto: Buchhaltungskonto, das zum Ausgleich zusammengehöriger Buchungen verwendet werden kann.

Super, dass du bis hier gelesen hast! 🎉 Falls noch Fragen offen sind, melde dich jederzeit über den Chat – wir helfen dir gerne weiter.

Weiterführende Themen

Interne Artikel verlinken, sofern vorhanden:

• So optimierst du dein automatisches Matching in Fybu

• Erweitertes Smart Matching konfigurieren

• Anzahlungen und Anzahlungsrechnungen verarbeiten

• Rechnungen und Gutschriften ausgleichen

• Fehlende Zahlungstransaktionen prüfen

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