Überblick

Beim automatischen Matching versucht Fybu, Zahlungstransaktionen den passenden Rechnungen oder Gutschriften zuzuordnen.

Damit das funktioniert, müssen die benötigten Daten vorhanden sein und die Matching-Einstellungen zu deinen Geschäftsvorfällen passen.

Die häufigsten Ursachen sind:

1. Eine Rechnung, Gutschrift oder Transaktion fehlt.

2. Die Bestell- oder Zahlungs-ID fehlt oder stimmt nicht überein.

3. Der Zeitraum zwischen Rechnung und Zahlung ist zu groß.

4. Das falsche Rechnungssystem ist zugeordnet.

5. Die Zahlungsart oder der Marktplatz ist nicht richtig konfiguriert.

6. Die Felder für das Matching sind falsch zugeordnet.

7. Die Rechnungs- und Zahlungsbeträge stimmen nicht überein.

8. Das Erweiterte Smart Matching ist nicht passend eingestellt.

   
   

Voraussetzungen

Bevor du mit der Fehlersuche beginnst, solltest du Folgendes überprüfen:

• Dein ERP- oder Rechnungssystem ist mit Fybu verbunden.
• Dein Zahlungsanbieter oder Marktplatz ist angebunden.
• Du kennst die Bestellnummer oder eine andere eindeutige Referenz.
• Du kannst die entsprechenden Daten über die Volltextsuche in Fybu finden.

Schritt 1: Prüfe, ob alle Daten vorhanden sind

Das ist der wichtigste erste Schritt.

Suche über die Volltextsuche in Fybu nach deiner Bestellnummer.

Prüfe, ob die zugehörigen Rechnungen und Zahlungstransaktionen vorhanden sind.

Was tun?

Prüfe die fehlenden Daten zunächst in deinem Vorsystem.

Wenn die Daten dort vorhanden sind, aber nicht in Fybu, kontrolliere den Import oder kontaktiere unseren Support.

Tipp: Eine offene Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass ein Fehler vorliegt. Vielleicht hat dein Kunde einfach noch nicht bezahlt.

Schritt 2: Prüfe die Bestell- oder Zahlungs-ID

Eindeutige Referenzen sind die beste Grundlage für zuverlässiges Matching.

Fybu kann Rechnungen und Transaktionen besonders zuverlässig zuordnen, wenn beide dieselbe eindeutige Bestell- oder Zahlungs-ID enthalten.

Beispiel:

Beide Datensätze lassen sich über die gemeinsame Referenz miteinander verbinden.

Was kann schiefgehen?

• Die Bestellnummer wird auf der Rechnung nicht übertragen.

• Die Zahlung enthält eine andere Referenz.

• Das ERP-System verwendet eine andere Nummer als der Zahlungsanbieter.

• Eine vorhandene Referenz wird nicht in das richtige Fybu-Feld importiert.

Was tun?

Vergleiche die Referenzfelder direkt in Fybu.

Wenn du die richtige ID in deinem ERP-System siehst, aber nicht in Fybu, kontaktiere uns über den Chat. Wir prüfen, ob diese Information importiert und für das Matching verwendet werden kann.

Schritt 3: Prüfe den Zeitraum zwischen Rechnung und Zahlung

Eine Rechnung und die zugehörige Zahlung müssen nicht am selben Tag entstehen.

Beispielsweise kann ein Kunde bereits Ende Oktober bezahlen, während die Rechnung erst Anfang November erstellt wird.

Beispiel:

• 28.10.: Zahlung über 150 €

• 03.11.: Rechnung über 150 €

Wenn das Erweiterte Smart Matching nur einen zu kurzen Zeitraum berücksichtigt, wird die passende Rechnung möglicherweise nicht gefunden.

Was tun?

Prüfe im Erweiterten Smart Matching, welcher Zeitraum zwischen Rechnung und Transaktion berücksichtigt wird.

Passe diesen an die typischen Abläufe deines Unternehmens an.

Tipp: Berücksichtige besonders Bestellungen, bei denen Rechnungen erst beim Versand oder nach dem Zahlungseingang erstellt werden.

Schritt 4: Prüfe die Zuordnung des Rechnungssystems

Verwendest du mehrere Shops oder ERP-Systeme?

Dann kann eine falsche Zuordnung des Rechnungssystems dafür sorgen, dass das Matching keine passenden Rechnungen findet.

Beispiel:

• Shopify-Rechnungen werden in System A erstellt.

• Amazon-Rechnungen werden in System B erstellt.

• Die Zahlung wird mit Rechnungen aus dem falschen System verglichen.

Was tun?

Kontrolliere im Erweiterten Smart Matching, ob das richtige Rechnungssystem für die entsprechenden Transaktionen verwendet wird.

Schritt 5: Prüfe Zahlungsart und Marktplatz

Nicht jede Zahlung sollte automatisch mit allen vorhandenen Rechnungen verglichen werden.

Die passende Zahlungsart oder der richtige Marktplatz hilft dabei, die Suche einzugrenzen.

Beispiele:

• PayPal-Zahlungen → passende PayPal-Rechnungen

• Amazon-Transaktionen → zugehörige Amazon-Rechnungen

• Shopify Payments → Rechnungen des richtigen Shopify-Shops

Was tun?

Prüfe im Erweiterten Smart Matching, ob die richtige Zahlungsart oder der entsprechende Marktplatz berücksichtigt wird.

Besonders bei mehreren Shops und Zahlungsanbietern solltest du auf die korrekte Zuordnung achten.

Schritt 6: Prüfe die Feldzuordnung und Matching-Methode

Manchmal sind alle benötigten Daten vorhanden, werden aber nicht richtig miteinander verglichen.

Im Erweiterten Smart Matching kannst du festlegen, welche Felder für die Zuordnung berücksichtigt werden.

Dabei gibt es zwei wichtige Methoden:

Regelbasiertes Matching

Fybu vergleicht Felder anhand definierter Regeln.

Beispiel:

Bestellnummer der Rechnung = Bestellnummer der Transaktion

Diese Methode eignet sich besonders gut für eindeutige Referenzen.

Prädiktives Matching (Ähnlichkeit)

Fybu berücksichtigt Ähnlichkeiten zwischen Feldinhalten.

Das kann sinnvoll sein, wenn Referenzen leicht voneinander abweichen.

Was tun?

Prüfe, ob die richtigen Felder miteinander verglichen werden und ob die gewählte Matching-Methode zu deinen Daten passt.

Unsere Empfehlung: Nutze möglichst eindeutige IDs für regelbasierte Zuordnungen. Setze prädiktives Matching ergänzend ein, wo es sinnvoll ist.

🔖 VIS: Vergleich zweier Matching-Methoden: Exakte Übereinstimmung und Ähnlichkeitsvergleich.

Schritt 7: Prüfe die Beträge

Auch wenn die Bestellnummer übereinstimmt, können unterschiedliche Beträge die automatische Zuordnung erschweren.

Beispiel:

• Rechnung: 100,00 €

• Zahlung: 95,00 €

Mögliche Gründe dafür sind:

• Teilzahlungen

• Unterschiedliche Rechnungs- und Zahlungsbeträge

• Abzüge oder Gebühren

• Teilweise Erstattungen

Was tun?

Prüfe, ob die Betragsdifferenz nachvollziehbar ist und ob weitere Rechnungen oder Transaktionen zur Bestellung gehören.

Wichtig: Unterscheide zwischen der Zahlung deines Endkunden und der Auszahlung eines Zahlungsanbieters. Eine Auszahlung kann beispielsweise bereits um Gebühren reduziert sein.

Schritt 8: Prüfe Stornierungen, Gutschriften und Anzahlungen

Bei Stornierungen oder Erstattungen sind häufig zusätzliche Dokumente oder Transaktionen erforderlich.

Typische Situationen:

Zahlung wurde erstattet, aber Gutschrift fehlt

Erstelle die fehlende Gutschrift in deinem ERP-System und importiere sie nach Fybu.

Gutschrift vorhanden, aber Rückerstattung fehlt

Prüfe, ob die Erstattung bereits erfolgt ist und die entsprechende Transaktion importiert wurde.

Rechnung wurde storniert, ohne dass eine Zahlung erfolgte

Gleiche Rechnung und Stornorechnung bzw. Gutschrift über das Verrechnungskonto auf der Rechnungsseite aus.

Zahlung vor Rechnungsstellung

Wenn du regelmäßig Anzahlungen erhältst, prüfe, ob dein ERP-System für die Anzahlungsverarbeitung eingerichtet werden muss.

Storno vor Versand ohne Rechnung

Wenn die ursprüngliche Zahlung und die Rückerstattung vorhanden sind, kann Fybu beide Transaktionen bei korrekt eingestelltem Erweitertem Smart Matching zuordnen.

🔖 VIS: Vier Ablaufdiagramme für Rückerstattung, fehlende Gutschrift, Rechnungsstorno und Anzahlung.

Schritt 9: Du findest den Fehler nicht?

Wenn beide Datensätze vorhanden sind, aber das Matching trotzdem nicht funktioniert, helfen wir dir gerne weiter.

Sende uns über den Chat möglichst folgende Informationen:

• Bestellnummer oder Zahlungsreferenz

• Betroffene Rechnung

• Zugehörige Zahlungstransaktion

• Kurze Beschreibung, welche Zuordnung du erwartest

Damit können wir gezielt prüfen, warum die automatische Zuordnung nicht funktioniert.

FAQ

Warum funktioniert das Matching trotz gleicher Bestellnummer nicht?

Möglicherweise passen die Einstellungen für Zeitraum, Rechnungssystem, Zahlungsart oder Feldzuordnung nicht. Auch unterschiedliche Beträge können eine Rolle spielen.

Warum wird eine Rechnung nicht automatisch als bezahlt markiert?

Prüfe zuerst, ob die Zahlung überhaupt in Fybu vorhanden ist. Fehlt sie, kann kein automatischer Zahlungsausgleich stattfinden.

Funktioniert das Matching auch bei unterschiedlichen Beträgen?

Das hängt vom jeweiligen Geschäftsvorfall und den vorhandenen Daten ab. Prüfe insbesondere Teilzahlungen, Erstattungen und weitere zugehörige Transaktionen.

Muss ich das Erweiterte Smart Matching konfigurieren?

Eine passende Konfiguration ist wichtig, damit Fybu deine Rechnungen und Transaktionen möglichst zuverlässig zuordnen kann.

Kann Fybu Zahlungen erkennen, bevor Rechnungen erstellt wurden?

Ja, Zahlungstransaktionen können bereits vor der Rechnungsstellung importiert werden. Für die richtige buchhalterische Verarbeitung können jedoch zusätzliche Einstellungen zur Anzahlungsverarbeitung erforderlich sein.

Begriffe erklärt

• Matching: Automatische Zuordnung von Rechnungen und Zahlungstransaktionen.

• Transaktion: Eine Geldbewegung, beispielsweise Zahlungseingang oder Rückerstattung.

• ERP-System: Software, in der beispielsweise Bestellungen und Rechnungen verwaltet werden.

• Bestell-ID: Eindeutige Kennzeichnung einer Bestellung.

• Regelbasiertes Matching: Zuordnung anhand definierter Felder und Bedingungen.

• Prädiktives Matching: Zuordnung anhand von Ähnlichkeiten zwischen Daten.

Super, dass du bis hier gelesen hast! 🎉 Falls noch Fragen offen sind, melde dich jederzeit über den Chat – wir helfen dir gerne weiter.

Weiterführende Themen

Interne Artikel verlinken, sofern vorhanden:

• So optimierst du dein Matching in Fybu

• Rechnungen und Transaktionen: Die 7 häufigsten Konstellationen

• Erweitertes Smart Matching konfigurieren

• Anzahlungen richtig verarbeiten

• Fehlende Rechnungen und Transaktionen überprüfen

Technische Metadaten

• Kategorie: Buchhaltung → Matching

• Tags: Matching, Matching funktioniert nicht, Smart Matching, offene Rechnungen, Bestellnummer, Zahlungszuordnung, Fehlerbehebung

• Zielgruppe: E-Commerce-Händler, Buchhalter, Steuerkanzleien

• Schwierigkeitsgrad: Einsteiger bis Fortgeschrittene

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