Überblick
Ein Buchungsschlüssel steuert, wie eine Buchung steuerlich behandelt wird. Bei Eingangsrechnungen unterscheidest du insbesondere zwischen ausgewiesener deutscher Umsatzsteuer und Reverse Charge: Dabei berechnest du als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer selbst.
| Buchungsschlüssel | Bedeutung | Typischer Anwendungsfall |
|---|---|---|
| 401 | 19 % Vorsteuer | Eingangsrechnung mit deutscher Umsatzsteuer von 19 % |
| 402 | 7 % Vorsteuer | Eingangsrechnung mit deutscher Umsatzsteuer von 7 % |
| 506 | 19 % Umsatzsteuer und Vorsteuer nach § 13b Abs. 1 UStG | B2B-Dienstleistung aus einem anderen EU-Staat, die nach der Grundregel in Deutschland steuerpflichtig ist |
Die Schlüssel beziehen sich auf DATEV. Die Beispiele setzen einen vollständigen Vorsteuerabzug voraus.
Voraussetzungen
Dir liegt die vollständige Eingangsrechnung vor.
Du kennst den Rechnungsaussteller und dessen Sitz.
Du weißt, ob Waren oder Dienstleistungen abgerechnet werden.
Du hast geprüft, ob und in welchem Umfang du Vorsteuer abziehen darfst.
Das verwendete Sachkonto und seine Steuerautomatik sind berücksichtigt.
Der normale Vorsteuerabzug setzt insbesondere eine betriebliche Leistung und eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Für Anzahlungen gelten zusätzliche Voraussetzungen.
Schritte
1. Prüfe die ausgewiesene Umsatzsteuer
So geht’s: Schau auf den Steuerbetrag und den Steuersatz deiner Rechnung.
Rechtmäßig ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer mit 19 % → 401
Rechtmäßig ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer mit 7 % → 402
Beispiel:
| Rechnung | Rechnungsbetrag | Aufwand | Vorsteuer | Schlüssel |
|---|---|---|---|---|
| Büromaterial mit 19 % | 119 € | 100 € | 19 € | 401 |
| Fachbuch mit 7 % | 107 € | 100 € | 7 € | 402 |
Achte darauf: Ausländische Umsatzsteuer darfst du nicht einfach mit 401 oder 402 als deutsche Vorsteuer abziehen. Entscheidend ist die steuerliche Behandlung der Rechnung – nicht nur die Höhe des Prozentsatzes.
2. Prüfe Rechnungen ohne Umsatzsteuer auf Reverse Charge
So geht’s: Kontrolliere bei einer Dienstleistungsrechnung aus einem anderen EU-Staat:
Wird die Leistung für dein Unternehmen erbracht?
Liegt der Leistungsort nach der B2B-Grundregel in Deutschland?
Greift § 13b Abs. 1 UStG?
Gilt dafür der deutsche Steuersatz von 19 %?
Sind diese Voraussetzungen erfüllt und bist du vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt, passt 506. Ein Hinweis wie „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ hilft bei der Einordnung; maßgeblich bleibt der tatsächliche Sachverhalt.
Beispiel: Softwareleistung aus Irland
Du erhältst eine Rechnung über 100 € ohne Umsatzsteuer.
| Bestandteil | Betrag |
|---|---|
| Zahlung an den Anbieter | 100 € |
| Aufwand | 100 € |
| Von dir berechnete deutsche Umsatzsteuer | 19 € |
| Gleichzeitig abziehbare Vorsteuer | 19 € |
Umsatzsteuer und Vorsteuer gleichen sich bei vollem Vorsteuerabzug aus. Trotzdem müssen beide erfasst werden.
Achte darauf: Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist nicht automatisch steuerfrei. Verwende aber auch nicht pauschal 506 für jede ausländische Rechnung.
3. Grenze andere Auslandsfälle ab
So geht’s: Unterscheide zunächst zwischen Waren und Dienstleistungen.
| Sachverhalt | Was ist zu prüfen? |
|---|---|
| Dienstleistung aus einem anderen EU-Staat nach § 13b Abs. 1 UStG mit deutschem Steuersatz 7 % | 507 als entsprechender Schlüssel |
| Software oder Beratung aus einem Drittland, beispielsweise den USA | Häufig 511 bei 19 % nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG |
| Warenlieferung aus einem anderen EU-Staat nach Deutschland | Innergemeinschaftlicher Erwerb mit eigenen Erwerbsteuerschlüsseln; nicht 506 |
| Warenimport aus einem Drittland | Einfuhrumsatzsteuer anhand der Einfuhrunterlagen prüfen |
Achte darauf: Der Sitz des Anbieters allein bestimmt den Buchungsschlüssel nicht. Auch Leistungsart und Leistungsort sind entscheidend.
4. Prüfe das Sachkonto vor der Buchung
So geht’s: Prüfe, ob das Sachkonto bereits eine Steuerautomatik besitzt. Bei einem Automatikkonto ergibt sich die Steuerbehandlung bereits aus der Kontofunktion.
Tipp: Stimme für wiederkehrende Rechnungen eine passende Kombination aus Sachkonto und Buchungsschlüssel mit deiner Buchhaltung ab. Setze einen Schlüssel nicht zusätzlich auf Verdacht.
FAQ
Sind 401 und 9 beziehungsweise 402 und 8 gleich?
Ja. 401 entspricht 9 für 19 % Vorsteuer; 402 entspricht 8 für 7 % Vorsteuer. Die bisherigen Schlüssel können weiterhin verwendet werden.
Kann ich jede Rechnung aus der EU mit 506 buchen?
Nein. 506 betrifft bestimmte Dienstleistungen mit 19 % nach § 13b Abs. 1 UStG. Warenkäufe oder andere Steuerfälle benötigen eine andere Behandlung.
Kann ich bei Reverse Charge ohne Steuer buchen, weil sich die Beträge ausgleichen?
Nein. Die Umsatzsteuer und die abziehbare Vorsteuer müssen erfasst werden, auch wenn sich rechnerisch keine Zahllast ergibt.
Was gilt, wenn ich keine Vorsteuer abziehen darf?
Eine Umsatzsteuerschuld nach § 13b kann trotzdem entstehen. Dann ist eine passende Buchung ohne Vorsteuerabzug erforderlich. Die oben beschriebenen Beispiele mit vollständigem Ausgleich passen in diesem Fall nicht.
Begriffe erklärt
Buchungsschlüssel / BU-Schlüssel: Kennzeichen, das die steuerliche Behandlung einer Buchung steuert.
Vorsteuer: Umsatzsteuer aus betrieblichen Eingangsleistungen, die du bei erfüllten Voraussetzungen abziehen darfst.
Reverse Charge: Verfahren, bei dem du als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldest.
Drittland: Land außerhalb des umsatzsteuerlichen EU-Gebiets.
Automatikkonto: Sachkonto, dessen Kontofunktion die Steuerberechnung steuert.
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Weiterführende Themen
Interne Linkziele vor Veröffentlichung ergänzen:
Eingangsrechnungen prüfen und erfassen
Sachkonten und Steuerautomatik verstehen
Reverse-Charge-Rechnungen richtig behandeln
DATEV-Export prüfen